Ihre Kunden und Mitarbeiter sind begeistert von den Ergebnissen ihres Projekts? – Nutzen Sie den der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement für Ihre Öffentlichkeitsarbeit.

Noch bis zum 01. März 2012 sind Bewerbungen um den Deutschen Project Excellence Award 2012 möglich. Nachdem ich in den vergangenen Jahren mehrmals als Assessor am Project Excellence Award beteiligt war, möchte ich im folgenden Beitrag eine Betrachtung des Awards aus der Sicht von noch nicht mit dem Award-Prozess vertrauten Projekt-Teams versuchen.

Wichtige Hintergrund-Information: die Anforderungen an die Erstellung der schriftlichen Bewerbungsunterlagen sind seit 2011 deutlich geringer geworden, womit die Einstiegs-Hürden für kleinere Unternehmen entscheidend gesunken sind. Bis zum 01.März ist lediglich ein kurzer Projektsteckbrief einzureichen, sodass noch genug Zeit für spontane Bewerbungen bleibt …

Welche Voraussetzungen für die Bewerbung gibt es?

Neben den in den offiziellen Unterlagen nachlesbaren formalen Voraussetzungen stellt sich die Frage nach den Chancen für eine gute Bewertung seitens der Assessoren. Aus meiner persönlichen Assessor-Erfahrung heraus sollten sich potentielle Bewerber-Teams die folgenden Fragen stellen:

Themenfeld Projektergebnisse:

• Allgemein gilt: Kunden und Mitarbeiter müssen von den Ergebnissen des Projekts begeistert sein und dies jederzeit gegenüber den Assessoren und auch Dritten vertreten. Wenn bei der Erinnerung an das Projekt bei Projektbeteiligten glänzende Augen zu sehen sind: sehr gut :-).

Themenfeld Projektmanagement:

• Wurde überlegt, welche  Projektmanagement-Methoden genau für dieses Projekt geeignet sind?
• Wurden die Projekt-Dokumente und E-Mails strukturiert und wiederauffindbar abgelegt?
• Gibt es Nachweise, dass Projekterfahrungen heute in anderen Projekten nachgenutzt werden?

Wie erfolgt die Bewertung der Projektarbeit durch die Assessoren?

Die Assessoren des Project Excellence Award suchen in der schriftlichen Bewerbung und später in persönlichen Gesprächen nach Nachweisen für excellente Projektarbeit. Die schriftliche Bewerbung sollte dazu entsprechend den Kriterien des Project Excellence Modell strukturiert sein und die formulierten Ansatzpunkte für exzellente Projektarbeit berücksichtigen (siehe http://www.pe-award.de).

Was als Nachweis für excellente Projektarbeit anerkannt wird, ist aufgrund der Verschiedenartigkeit der Projekte nicht abschließend zu beantworten. Allgemein spielt hier der Begriff der Prüfbarkeit eine Rolle: formulieren Sie in der schriftlichen Bewerbung möglichst SMART, sodass die Assessoren eine klare Vorstellung von der Projektarbeit bekommen können.

Beispiel 1 (kein Nachweis): Das Projektteam hat sich jede Woche getroffen.

Beispiel 2 (Nachweis): Das Projektteam hat sich in der Regel jede Woche Mittwochs um 10 Uhr getroffen. Dabei wurden der aktuelle Stand der Arbeitspakete und die anstehenden Arbeiten inklusive Verantwortlichkeiten in einem Protokoll festgehalten.

Mögliche Prüfungen der Assessoren beim Vorort-Besuch:

• Einsicht in den Ablageort der Projekt-Protokolle. Es wird erwartet, dass alle Protokolle inklusive Datumskennzeichner im Dateinamen vorliegen.
• Einsicht in ein zufällig ausgewähltes Protokoll: Kontrolle, ob tatsächlich Verantwortlichkeiten zugewiesen wurden

Ist das Schreiben einer Bewerbung schwierig?

Nein. Wenn sich das Bewerbungsschreiben an die Strukturierung des Project Excellence Modells hält, sind die geforderten 6-7 Seiten innerhalb von wenigen Tagen geschrieben. Das gilt insbesondere dann, wenn das Team tatsächlich von Ihrer eigenen Projektarbeit begeistert ist – ein excellentes Team bewältigt auch diese Herausforderung :-).

Und wenn ich nicht gewinne?

Der Project Excellence Award kennt nur Gewinner: aufgrund des im Rahmen des Bewertungs-Prozesses erhaltenen Feedbacks wird ihre Projektarbeit in Zukunft noch besser sein und noch mehr Spaß machen. Und schon durch die Bewerbung erhält Unternehmen zusätzliche Aufmerksamkeit potentieller Kunden und Partner. In jedem Fall: es lohnt sich:-).

Happy projects und vielleicht bis bald zur Siegerehrung auf dem PM-Forum 2012 in Nürnberg : Michael Pfannkuchen

Links zum Project Excellence Award:

• Die offizielle Seite der GPM zum Project Excellence Award www.pe-award.de
• Informationen zu Project Excellence auf www.project-roadmap.com (nach Registrierung kann ein Übersichtsplakat zu Project Excellence kostenlos herunter geladen werden)
• Artikel-Serie zur Anwendung des Project Excellence Modell in der sozialen Arbeit